Lika-liku Jalannya Proposal

Kendala pendanaan kegiatan UKM-HMJ sejak bulan Januari hingga Juni 2013 tak bisa dilepaskan dari alur gerak proposal kegiatan yang panjang dan agak rumit. Kami berinsiatif menjelaskan alur pengajuan proposal ke ruang baca kawan-kawan. Informasi ini kami sarikan dari hasil wawancara dengan M. Ifin Asari perwakilan kemahasiswaan, Kasubbag keuangan, serta Sigit Prastowo selaku mantan pembantu dekan III;

Panah		Keterangan
1.		UKM-HMJ mengajukan proposal kegiatan ke bagian kemahasiswaan dengan menyertakan surat ijin kegiatan, surat ijin peminjaman tempat, surat permohonan bantuan dana. Paraf diberikan sebagai tanda proposal telah sesuai dengan ketentuan Fakultas
2.		UKM-HMJ meneruskan proposal yang telah diparaf kepada Pembantu Dekan III untuk mendapatkan persetujuan
3.		Pembantu dekan III menyerahkan kembali proposal yang sudah disetujui kepada UKM-HMJ
4.		UKM-HMJ menyerahkan proposal yang telah ditanda tangani Pembantu Dekan III ke bagian Umum untuk distempel
5.		Bagian Umum menyampaikan proposal ke meja Dekan untuk diketahui
6.		Dekan melimpahkan kembali proposal ke Pembantu Dekan III. Pembantu Dekan III menentukan berapa besar nominal dana yang turun
7.		Setelah nominal dana disetujui, proposal berjalan  ke bagian kemahasiswaan untuk direkap
8.		Kemahasiswaan memberikan proposal ke bagian Keuangan
9.		Keuangan mengajukan proposal ke Rektorat untuk pencairan dana
10		Setelah dana turun, Rektorat memberikan dana ke bagian Keuangan
11.			Bagian Keuangan memberikan dana ke bagian Kemahasiswaan
	12.		Kemahasiswaan memberikan dana kepada UKM-HMJ. Dana yang diberikan tidak secara cuma-cuma, UKM-HMJ wajib menandatangani lembar Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) bermatrai dan stempel UKM-HMJ, namun dana yang diberikan masih sebagian. Bagian Kemahasiswaan memberikan dana keseluruhan setelah UKM-HMJ menyerahkan LPJ (Lembar Pertanggung Jawaban)

            Alur gerak proposal tidak semudah yang kita bayangkan. Permasalahan pertama adalah waktu pengajuan proposal. UKM-HMJ dianjurkan menyerahkan proposal kegiatan minimal satu bulan sebelum kegiatan. Nyatanya, UKM-HMJ sering mepet dalam mengajukan proposal. “Biasanya UKM-HMJ mengajukan proposal dua minggu atau satu minggu sebelum kegiatan” ujar Sigit Prastowo. Kebiasaan UKM-HMJ ini berimbas pada tertundanya pencairan dana. Fakultas beralasan bahwa proposal masih dalam proses. Jika sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, dana proposal akan dijanjikan turun dua minggu sebelum kegiatan berlangsung.

Proposal yang masuk ke bagian Kemahasiswaan harus memperoleh paraf sebagai tanda bahwa proposal sudah sesuai dengan ketentuan fakultas. Pada tahapan ini, proposal yang harus direvisi terkadang tidak segera diperbaiki. Hal ini mengakibatkan lambannya jalan proposal ke meja selanjutnya.

            Masalah yang kerap muncul berikutnya adalah saat Pembantu Dekan III sudah menyetujui nominal pengajuan dana. Timbul dua pendapat yang berbeda mengenai jalannya proposal selanjutnya. Pak Jum, perwakilan dari bagian Keuangan menyatakan, “proposal yang sudah mendapatkan acc dan sudah berada di meja kemahasiswaan, langsung saja diserahkan ke bagian keuangan, agar tidak memperlambat proses pencairan dana”. Sedangkan peryataan berbeda muncul, bahwa proposal harus lebih dulu diserahkan ke bagian kemahasiswaan. “Proposal yang turun dan sudah mendapatkan acc akan ditampung di meja kemahasiswaan untuk menunggu datangnya proposal dari UKM-HMJ yang lain. Strategi ini bertujuan untuk mempermudah pihak Kemahasiswaan menyalurkan dana ke bagian keuangan” ujar M. Ifin Asari selaku perwakilan Kemahasiswaan. Jika kebijakannya begitu, serasa percuma ketika diawal pengajuan proposal, UKM-HMJ dianjurkan sesegera mungkin memasukkan proposal. Toh nyatanya proposal masih menginap dalam waktu yang enggan ditentukan di bagian kemahasiswaan.

Belum selesai sampai disitu. Ada info dari Rektorat bahwa masalah pendanaan muncul dari pusat. Sigit Prastowo sempat berujar, “Belum adanya pencairan dana disebabkan audit anggaran dari Dikti”. Jika kenyataannya demikian, lalu bagaimana nasib tanggungan Fakultas terhadap UKM-HMJ?

Permasalahan juga kerap muncul di proses pencairan dana. Lambannya mahasiswa dalam melengkapi persyaratan pengambilan dana menyebabkan dana ditahan berlarut larut. Seperti mahasiswa mengulur-ngulur waktu dalam pengisian SPJ (Surat Pertanggung Jawaban) serta pengerjaan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban). Lalu, siapa yang sebenarnya layak untuk disalahkan?

Terkadang banyaknya kesalahan ditujukan kepada mahasiswa. Namun nyatanya, di lapang kini bukan hanya pihak mahasiswa yang menjadi tersangka. Rumitnya perbedaan alur serta lambannya pencairan dana menjadi momok bagi kantong-kantong mahasiswa yang berkecimpung di dunia UKM-HMJ.