Kendala pendanaan kegiatan UKM-HMJ sejak
bulan Januari hingga Juni 2013 tak
bisa dilepaskan dari alur gerak proposal kegiatan yang panjang dan agak rumit.
Kami
berinsiatif menjelaskan alur pengajuan proposal ke ruang baca kawan-kawan. Informasi ini kami sarikan dari
hasil wawancara dengan M. Ifin Asari perwakilan kemahasiswaan, Kasubbag keuangan, serta Sigit Prastowo
selaku mantan pembantu dekan III;
|
Panah
|
Keterangan
|
|||
|
1.
|
UKM-HMJ
mengajukan proposal kegiatan ke bagian kemahasiswaan
dengan
menyertakan surat ijin kegiatan, surat ijin peminjaman tempat, surat
permohonan bantuan dana. Paraf diberikan sebagai tanda proposal telah sesuai
dengan ketentuan Fakultas
|
|||
|
2.
|
UKM-HMJ meneruskan proposal yang telah
diparaf kepada Pembantu
Dekan III untuk mendapatkan persetujuan
|
|||
|
3.
|
Pembantu dekan III menyerahkan kembali proposal yang
sudah disetujui kepada UKM-HMJ
|
|||
|
4.
|
UKM-HMJ menyerahkan proposal yang telah
ditanda tangani Pembantu
Dekan III ke bagian Umum untuk
distempel
|
|||
|
5.
|
Bagian Umum menyampaikan proposal ke meja Dekan untuk
diketahui
|
|||
|
6.
|
Dekan melimpahkan kembali proposal ke Pembantu Dekan
III. Pembantu Dekan III menentukan berapa besar nominal dana yang turun
|
|||
|
7.
|
Setelah nominal dana disetujui, proposal berjalan ke bagian
kemahasiswaan untuk direkap
|
|||
|
8.
|
Kemahasiswaan memberikan proposal ke
bagian Keuangan
|
|||
|
9.
|
Keuangan mengajukan proposal ke Rektorat untuk pencairan dana
|
|||
|
10
|
Setelah
dana turun, Rektorat
memberikan dana ke bagian Keuangan
|
|||
|
11.
|
Bagian
Keuangan memberikan dana ke bagian Kemahasiswaan
|
|||
|
|
12.
|
Kemahasiswaan memberikan dana kepada UKM-HMJ.
Dana yang diberikan tidak secara cuma-cuma, UKM-HMJ wajib
menandatangani lembar Surat
Pertanggung Jawaban (SPJ) bermatrai dan
stempel UKM-HMJ, namun dana
yang diberikan masih sebagian. Bagian Kemahasiswaan memberikan dana keseluruhan setelah UKM-HMJ
menyerahkan LPJ
(Lembar Pertanggung Jawaban)
|
||
Alur gerak proposal tidak semudah yang kita bayangkan. Permasalahan
pertama adalah waktu pengajuan proposal. UKM-HMJ dianjurkan menyerahkan
proposal kegiatan minimal satu bulan sebelum kegiatan. Nyatanya, UKM-HMJ sering
mepet dalam mengajukan proposal. “Biasanya
UKM-HMJ mengajukan proposal dua minggu atau satu minggu sebelum kegiatan” ujar
Sigit Prastowo. Kebiasaan UKM-HMJ ini berimbas pada
tertundanya pencairan dana. Fakultas beralasan bahwa proposal masih dalam
proses. Jika sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, dana proposal akan dijanjikan turun dua minggu sebelum
kegiatan berlangsung.
Proposal yang
masuk ke bagian Kemahasiswaan harus memperoleh paraf sebagai tanda bahwa
proposal sudah sesuai dengan ketentuan fakultas. Pada tahapan ini, proposal
yang harus direvisi terkadang tidak segera diperbaiki. Hal ini mengakibatkan
lambannya jalan proposal ke meja selanjutnya.
Masalah yang kerap muncul berikutnya
adalah saat Pembantu Dekan III sudah menyetujui
nominal pengajuan dana. Timbul dua pendapat yang berbeda mengenai jalannya
proposal selanjutnya. Pak
Jum, perwakilan dari bagian Keuangan menyatakan, “proposal yang sudah mendapatkan acc dan sudah berada di meja kemahasiswaan, langsung saja diserahkan ke bagian keuangan, agar tidak memperlambat proses pencairan dana”. Sedangkan
peryataan berbeda muncul, bahwa proposal harus lebih dulu diserahkan ke bagian
kemahasiswaan.
“Proposal yang turun dan sudah mendapatkan acc akan ditampung di meja kemahasiswaan untuk menunggu datangnya proposal dari UKM-HMJ yang lain. Strategi ini bertujuan untuk mempermudah pihak Kemahasiswaan
menyalurkan dana ke bagian keuangan” ujar M. Ifin Asari selaku
perwakilan Kemahasiswaan.
Jika kebijakannya begitu, serasa percuma ketika diawal pengajuan proposal,
UKM-HMJ dianjurkan sesegera mungkin memasukkan proposal. Toh nyatanya proposal masih menginap dalam waktu yang enggan
ditentukan di bagian kemahasiswaan.
Belum
selesai sampai disitu. Ada info dari Rektorat bahwa masalah pendanaan muncul
dari pusat. Sigit Prastowo sempat berujar, “Belum adanya pencairan dana disebabkan audit anggaran dari Dikti”. Jika
kenyataannya demikian, lalu bagaimana nasib tanggungan Fakultas terhadap
UKM-HMJ?
Permasalahan
juga kerap muncul di proses pencairan dana. Lambannya mahasiswa dalam
melengkapi persyaratan pengambilan dana menyebabkan dana ditahan berlarut
larut. Seperti mahasiswa mengulur-ngulur waktu dalam pengisian SPJ (Surat
Pertanggung Jawaban) serta pengerjaan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban). Lalu,
siapa yang sebenarnya layak untuk disalahkan?
Terkadang banyaknya kesalahan ditujukan kepada mahasiswa. Namun nyatanya, di
lapang kini bukan hanya pihak mahasiswa yang menjadi tersangka. Rumitnya
perbedaan alur serta lambannya pencairan dana menjadi momok bagi
kantong-kantong mahasiswa yang berkecimpung di dunia UKM-HMJ.