Pengajuan proposal kegiatan kini menjadi momok bagi tiap
UKM-HMJ, pasalnya ini terjadi karena kurang fahamnya mahasiswa mengenai
persyaratan pengajuan proposal, alur gerak proposal dan banyakya proposal yang harus
dibuat. Ketidakpahaman ini melahirkan omelan bahkan bentakan dari mulut
pihak-pihak terkait. Selain bentakan serta omelan, ketidak pahaman ini tentu mengakibatkan
tertundanya pencairan dana. Keadaan ini berimbas pada lambatnya dana yang masuk
ke UKM-HMJ. Atas dasar itu, kami dari team
klorofil memberi tips mengatasi sembelit pencairan dana proposal.
“Mengajukan proposal jauh- jauh hari sebelum
acara berlangsung”
pengajuan
proposal jauh-jauh hari sebelum acara berlangsung atau minimal satu bulan
sebelum acara berlangsung akan mempermudah semua pihak. UKM-HMJ akan punya
banyak waktu memperbaiki proposal jika ada kesalahan. Sedangkan untuk pihak
kemahasiswaan punya banyak waktu untuk mengoreksi isi proposal.
“Lihat arsip
proposal leluhur (alumni) terdahulu”
Adanya arsip sangat
penting untuk membantu lancarnya penulisan proposal. Terkadang UKM-HMJ tidak
teliti dalam penulisan proposal. Dengan adanya arsip, kita bisa mencontoh
apakah proposal yang kita buat sudah sesuai dengan format maupun tata bahasa
yang ditetapkan.
“Tidak
mengajukan proposal pada saat-saat penutupan buku”
pengajuan
proposal ketika penutupan buku sama saja memasukkan diri pada jurang, mengapa?
Karena penutupan buku pada bulan november (penghujung tahun) itu merupakan saat
dimana semua aliran keuangan universitas berada pada lampu merah. Apabila kita
tidak ingin uang di saku terkuras habis, jangan mengajukan proposal pada
bulan-bulan penutupan buku.
“Membagi
proposal ketiga meja yang berbeda”
Untuk
memperpendek masa penungguan dana, kita bisa mengatur siasat untuk menyebarkan
proposal ketiga meja yang berbeda (meja bagian kemahasiswaan, bagian umum dan
bagian keuangan). Dengan penyebaran proposal ketiga meja yang berbeda akan menguntungkan
berbagai pihak. Menjadikan UKM-HMJ memperpendek masa penungguan dana, karena
apabila proposal telah sampai ke bagian kemahasiswaan untuk menuju ke fase
selanjutnya membutuhkan waktu yang relatif lama, jadi sebarkan kopian proposal yang
sudah di tanda tangani pembantu dekan III ketiga meja tersebut.
Meja pertama (bagian keuangan)
bertujuan untuk memancing bagian kemahasiswaan segera menyampaikan disposisi proposal.
Meja kedua (bagian kemahasiswaan) sebagai arsip kemahasiswaan. Meja ketiga
(bagian umum) gunanya untuk menyalurkan proposal ke meja dekan. Dengan
menyebarkan proposal ketiga meja yang berbeda, akan memperpendek alur
birokrasi, otomatis cara ini berimbas pada cepatnya dana yang akan cair.
“Cepat-cepat
mengerjakan LPJ”
LPJ (Laporan Pertanggung
Jawaban). Ini perlu gan, buat apa? dengan menyertakan laporan ini, dana yang
kita butuhkan berada pada lampu hijau, artinya pihak kemahasiswaan akan
memberikan keseluruhan dana.
